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Verwaltungsordnung
über die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Unterlagen kirchlicher Körperschaften, Einrichtungen und Werke

vom 1. Juli 2014

(Ges. u. VOBl. Bd. 15 S. 329)

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Der Landeskirchenrat erlässt gemäß § 13 des Kirchengesetzes vom 26. November 2002 zur Sicherung und Nutzung von kirchlichem Archivgut in der Lippischen Landeskirche (Archivgesetz - ArchG) vom 26. November 2002 die folgende Verwaltungsordnung über die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Unterlagen kirchlicher Körperschaften, Einrichtungen und Werke:
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§ 1
Geltungsbereich

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1 Die Ordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Unterlagen gilt für alle kirchlichen Dienststellen, Einrichtungen, Werke und Stiftungen, die Unterlagen in Schriftgutverwaltungen, Altregistraturen oder Archiven verwalten. 2 Sie gilt entsprechend für den Bereich des Diakonischen Werkes und für sonstige selbstständige kirchliche Einrichtungen, Werke und Vereine, soweit die zuständigen Organe die Übernahme dieser Ordnung beschlossen haben. 3 Die Ordnung erstreckt sich auf sämtliche Unterlagen, unabhängig von ihrer Form, sei es analog, digital oder in einem sonstigen Medium.
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§ 2
Aufbewahrung von Unterlagen

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(1) Grundsätzlich werden nur solche Unterlagen aufbewahrt, die im eigenen Amtsbereich erwachsen und zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben benötigt werden.
(2) Unterlagen sind dem geltenden Aktenplan entsprechend werterhaltend aufzubewahren oder in Absprache mit dem zuständigen Archiv nach archivischen Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen.
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§ 3
Schriftgutverwaltung,
Altregistratur, Archiv

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(1) In der Schriftgutverwaltung werden nur die Unterlagen aufbewahrt, die zur Erfüllung der aktuellen Aufgaben dienen und deshalb in ständigem Zugriff bleiben müssen.
(2) In der Altregistratur werden die Unterlagen aufbewahrt, die nicht mehr laufend benötigt werden, aber mindestens noch befristet aufbewahrt werden müssen.
(3) Im Archiv werden archivwürdige Unterlagen aufbewahrt, die von der Verwaltung nicht mehr laufend benötigt werden und zur dauernden Aufbewahrung bestimmt sind.
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§ 4
Archivwürdige Unterlagen

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(1) Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie Leben und Wirken der eigenen Körperschaft dokumentieren, der Rechtssicherung dienen, einen besonderen historischen Wert haben oder für die wissenschaftliche oder heimatgeschichtliche Forschung Bedeutung haben; andere Gesichtspunkte, zum Beispiel künstlerische, können berücksichtigt werden.
(2) Archivwürdige Unterlagen sind dauernd aufzubewahren. Schutzwürdige Belange sind nach den im Archivgesetz geltenden Bestimmungen zu beachten.
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§ 5
Aussonderung von Unterlagen

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(1) 1 Rechtzeitiges Aussondern der nicht mehr benötigten Unterlagen erhält Wert und Funktionsfähigkeit der Schriftgutverwaltung. 2 Das Aussondern erfolgt nach dem dieser Verwaltungsordnung beigefügten Aufbewahrungs- und Kassationsplan (Fristenplan), in dem festgelegt ist, welche Unterlagen dauernd oder befristet aufbewahrt werden. 3 In Zweifelsfällen ist die Entscheidung des landeskirchlichen Archivs einzuholen.
(2) Abgaben aus der laufenden Schriftgutverwaltung und der jeweilige Aufenthaltsort sind in einer Kartei zu dokumentieren.
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§ 6
Kassation

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(1) 1 Nicht archivwürdige Unterlagen sollen in regelmäßigen Abständen vernichtet (kassiert) werden. 2 Dabei verfahren die kirchlichen Körperschaften, Einrichtungen und Werke nach dem für sie geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan (Fristenplan). 3 Das landeskirchliche Archiv ist rechtzeitig vor der Durchführung von der anstehenden Kassation in Kenntnis zu setzen.
(2) Unterlagen aus der Zeit vor 1954 dürfen nur mit Genehmigung des landeskirchlichen Archivs vernichtet (kassiert) werden.
(3) In einem Kassationsprotokoll ist festzuhalten, welche Unterlagen in welchem Umfang und auf welche Weise vernichtet worden sind.
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§ 7
Schutzbestimmungen

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(1) Nicht archivwürdige Unterlagen müssen den Datenschutzbestimmungen entsprechend vernichtet werden.
(2) Bei der Vernichtung (Kassation) durch Dritte muss durch schriftliche Vereinbarung sichergestellt sein, dass Unterlagen nicht missbräuchlich verwendet werden.
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§ 8
Inkrafttreten

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Die Verwaltungsordnung tritt am 15. Juli 2014 in Kraft.
Detmold, 1. Juli 2014
Lippische Landeskirche
Der Landeskirchenrat
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Anlagen

Muster eines Kassationsprotokolls

Am wurden die nachfolgend aufgeführten Akten der Kirchengemeinde / der Einrichtung aus der Schriftgutverwaltung / Altregistratur ausgesondert und unter Berücksichtigung der im Aufbewahrungs- und Kassationsplan genannten Fristen und Vorbedingungen vernichtet.
Die Vernichtung erfolgt durch die zertifizierte Firma die sich in einem schriftlichen Vertag zur unverzüglichen Vernichtung verpflichtet hat.

Kassiertes Schriftgut:
Aktenzeichen
Bezeichnung
Band-Nr.
Laufzeit
Ort, Datum, Name, Unterschrift
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Aufbewahrungs- und Kassationsplan (Fristenplan)

Verfassung
Körperschaft, Gründung, Satzung, Organisation, Bekenntnisstand, Patronat
dauernd
Wahlen zum Kirchenvorstand, zu Organen, Ausschüssen und Gremien
Wahlvorschläge, Wahlprotokoll, Wahlergebnis, Durchführung der Wahl, Veränderungen währende der Wahlperiode
dauernd
Kirchenvorstand, Organe, Ausschüsse, Gremien
Protokolle, Verhandlungsniederschriften
dauernd
politische Äußerungen
dauernd
Leitbilder, Positionspapiere, Konzeptionspapiere, Selbstdarstellungen,Traktandenliste, Positionspapiere, Historie / Geschichtliches
dauernd
Verwaltungsgericht
Unterlagen der kirchlichen Verwaltungsgerichtsbarkeit, Prozessakten
dauernd
Prozesse vor ordentlichen Gerichten,
  1. die dauernde Rechtsverhältnisse oder historische Belange berühren bzw. Einfluss auf die eigene Körperschaft haben
  2. sofern keine dauernden Rechtsverhältnisse oder historische Belange berührt sind
dauernd
30 Jahre
Visitationen
dauernd

Verwaltung
Archiv, Aktenplan, Aktenkarteiverzeichnis, Findbuch, Kassationsprotokoll
dauernd
Datenverarbeitung, Datenschutz
Organisation der eigenen Arbeit
dauernd
Unterlagen über EDV-Programme, Datensicherung
10 Jahre
Gerichte
Verwaltungsgerichtsunterlagen
dauernd
Prozesse vor ordentlichen Gerichten,
  1. die dauernde Rechtsverhältnisse oder historische Belange berühren bzw. Einfluss auf die eigene Körperschaft haben
  2. sofern keine dauernden Rechtsverhältnisse oder historische Belange berührt sind
dauernd
30 Jahre
Geschäftsordnungen, Geschäftsverteilungspläne, Dienstanweisungen
dauernd
Gemeindegliederkartei
dauernd
Kirchenmitgliedschaftserklärungen (Ein-, Über-, Austritte)
dauernd
Gemeindezugehörigkeitserklärungen
dauernd
Umzugsmeldungen von Gemeindegliedern (nach Eintragung)
1 Jahr
Straßenzuordnungen, Gemeindebezirke
dauernd
Statistische Berichte aus dem eigenem Amts- und Aufgabenbereich
dauernd
Sonstiges
Unberücksichtigte Angebote und Prospekte
1 Jahr
Rundschreiben von zeitlich begrenzter Bedeutung
1 Jahr
Einladungen zu Veranstaltungen, an denen die Gemeinde nicht selbst beteiligt ist
1 Jahr
Kirchliche Mitarbeitende
Arbeitsstellen / Pfarrstellen
Errichtung, Besetzung, Amtsübergabe, Ordination, Stellenbewertung, Stellenbeschreibung, Unfallmeldungen
dauernd
Bewerbungen, nichtberücksichtigte Personen (Anschreiben, Absage)
1 Jahr
Ehrenamtliche Mitarbeitende
Funktion, Mitarbeitszeitraum, Führungszeugnisse, Qualifikationsnachweise
30 Jahre
Mitarbeitervertretung
Rechenschaftsberichte, Zusammenarbeit
dauernd
Wahlunterlagen
10 Jahre
Personalakten
Mitarbeitende (nach Todesjahr bzw. Fortfall von Versorgungsansprüchen)
  1. leitende oder wichtige Funktionen
  2. untergeordnet und Hilfsfunktion, Praktikanten
  3. Prädikanten, Hilfsprediger, Laienprediger, Liturgen, Soziales Jahr
  4. Werkverträge

dauernd
5 Jahre
30 Jahre
5 Jahre
Prüfungsunterlagen, vergütungsrelevante Fortbildungszertifikate
dauernd
Disziplinarakten, Vorkommnisse erheblicher Bedeutung oder Beeinflussung der eigenen Körperschaft
dauernd
Versorgungsleistungen von der letzten Versorgungsleistung an
  1. sofern ein Wiederaufleben der Ansprüche möglich ist
  2. sofern ein Wiederaufleben der Ansprüche entfällt
30 Jahre
10 Jahre
Darlehen / Vorschüsse / Beihilfen / Unterstützungen
20 Jahre
Reisekostenabrechnungen
10 Jahre
Fehltage, Krank- und Gesundmeldungen, Urlaub, Dienstbefreiung, Vertretungen
5 Jahre
Stellenpläne
dauernd
Theologie, Gottesdienste, Kirchenmusik, Amtshandlungen
Abkündigungen
dauernd
Gottesdienste, Abendmahle, Amtshandlungen, Beichte
dauernd
Handzettel, Anschläge, Plakate, Pressemitteilungen
(soweit sie die eigene Einrichtung betreffen)
dauernd
Kirchbücher
dauernd
Anlagen zu den Kirchbüchern (nach Eintrag ins Kirchenbuch)
2 Jahre
Kirchenmusik
kirchenmusikalischer Veranstaltungen
dauernd
kirchenmusikalischer Prüfungen
dauernd
Handzettel, Anschläge, Plakate, Pressemitteilungen der eigenen Einrichtung
dauernd
Kirchentage / eigene und besondere Veranstaltungen
(soweit die eigene Einrichtung betroffen ist)
dauernd
Kirchlicher Unterricht, Konfirmandenarbeit, Religionsunterricht
Inhalt und Gestaltung der eigenen Arbeit
dauernd
Konfirmationen und Korfirmandenjubiläen
dauernd
Überweisungen
1 Jahr
Pfarramtliche Zeugnisse, Unterlagen über Ausstellung von
1 Jahr
Seelsorge
(soweit das Beichtgeheimnis die Aufbewahrung nicht ausschließt)
dauernd
Sonn- und Feiertagsschutz
dauernd
Gemeindearbeit, Staat, Gesellschaft, Diakonie,
Beratungsarbeit, globales Handeln, Ökumene
Beziehungen zu staatlichen Stellen, kommunalen und parteipolitischen Organisationen und Einrichtungen, einschließlich besonderer Vereinbarungen
dauernd
Gesellschaftspolitik, Wirtschaft, Umwelt, Landwirtschaft, Frieden, konziliarer Prozess, eigene gesellschaftspolitische Arbeit, Friedensarbeit, Menchenrechtsfragen, Asyl- und Ausländerpolitik, Kirchenasyl, Flüchtlingsarbeit
dauernd
Diakonische Arbeit und Fürsorgetätigkeit
Diakoniestationen, Tafel, Krankenhaus, Heime - soweit in eigener Trägerschaft
dauernd
Pflege- bzw. Krankenhausdokumentationen
30 Jahre
  1. bei verstorbenen Erwachsenen
  2. bei verstorbenen Minderjährigen
10 Jahre
20 Jahre
Gemeindearbeit
Jugendarbeit, Jugendverbände, Kindergärten, Frauen-, Männer-, Familien- und Seniorenarbeit, missionarische Dienste, kirchliche Vereine und Verbände;
Zielsetzung, Veranstaltungen, Arbeitsberichte der Gemeindekreise;
Verträge, Organisation, Konzeption,
Heimaufsicht der eigenen Einrichtungen
dauernd
Familienerholung, Freizeiten, Versicherungen derselben, Team (Führungszeugnisse), Teilnehmende
30 Jahre
An- und Abmeldungenzum Kindergarten und zum kirchlichen Unterricht, zu Gemeindekreisen und Vereinen (nach Beendigung)
2 Jahre
Beratung
Unterlagen der eigenen Beratungsstellen;
Organisation, Jahresberichte, Statistik der eigenen Beratungsstellen;
(geschützte Unterlagen siehe § 11 Abs. 2 ArchG)
dauernd
Ökumene
Konfessionen, Religionsgemeindschaften und Weltanschauungen
(soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft berühren)
dauernd
Entwicklungshife / Partnerschaften
(soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft berühren)
dauernd
Partnerschaften, Kooperationen (politische / kirchliche / ökumenische)
dauernd
Grundstücke, Gebäude, Kunst- und Denkmalpflege, Friedhof
Gebäude
Baulast, Deputate, Ablösungen
dauernd
Erwerb, Errichtung, Veränderng, Verkauf, Belastung, Bauplanung, Fnanzierung, Zeichnungen,Bauberichte, ausgeführte angebote, Abschlussrechnungen, Inventar, Versicherung, Grundsteinlegung Einweihung, Unterhaltung usw.
dauernd
Kirchenausstattung, vasa sacra, Taufstein, Kanzel, Altar, orgel, uhr, Bestuhlung, Kunstwerke, Denkmäler
dauernd
Nutzung
  1. ausgenommen Vermietungen
  2. Vermietungen (nach Ende des Mietverhältnisses)
dauernd
10 Jahre
Grundvermögen
Grundbuch-, Lagerbuchangelegenheiten
dauernd
Erwerb, Veränderungen, Verkauf, Belastungen, Deputate, Ablösungen
dauernd
Erbbaurechte, Diesntbarkeiten
dauernd
Steuern, Gebühren, Abgaen
dauernd
Friedhof
Anlage, Widmung und Entwidmung
dauernd
Satzung, Grundsätzliches
dauernd
Bestattungsverzeichnisse (Anlage-, Übersichts- und Belegungspläne)
dauernd
Erbbegräbnisse
dauernd
Genehmigungen von Grabsteinen und Grabdenkmälern,
2 Jahre nach Ablauf des Nutzungsrecht
30 Jahre
Denkmäler, Kriegsgräber, Gedenkplatten
dauernd
Schule, Bildung, Wissenschaft und Kultur
Brauchtum im regionalen und lokalen Bereich
dauernd
Bücherei, Bibliothek, soweit Vorgänge aus der eigenen Beteiligung
dauernd
Erwachsenenbildung, soweit Vorgänge aus der eigenen Beteiligung
dauernd
Geschichte, Historie
eigene Kirchengeschichte, Jubiläen, Chronik, Veröffentlichungen
dauernd
Kultur
eigene Tätigkeiten
dauernd
Öffentlichkeitsarbeit
Gemeindebriefe
dauernd
Presseberichte, soweit nicht Sachakte
dauernd
Schule
Beziehungen zur Schule (soweit sie die eigene Körperschaft berühren)
dauernd
Religionsunterricht, Inhalt und Gestaltung der eigenen Arbeit
dauernd
Schulen in eigener Trägerschaft
  1. Organisation, Statistik, Jahresberichte, Schulveranstaltungen
  2. Zweitabschriften der Abgangs- und Abschlusszeugnisse
dauernd
dauernd
Finanz-, Steuer- und Vermögensverwaltung
Baulasten, Deputate, Ablösungen, Verpflichtungen
dauernd
Grundstücke / Gebäude / Erbpacht
dauernd
Friedhofsangelegenheiten, Gräberzuordnung, Lagerverzeichnis
dauernd
Haushaltspläne, außerordentliche Haushaltspläne (Kostendeckungspläne)
dauernd
Unterlagen über die Aufstellung
10 Jahre
Hypotheken, Darlehen, nach Abtragung der Schuld und Löschung im Grundbuch
30 Jahre
Prozessakten
dauernd
sofern keine dauernden Rechtsverhältnisse
oder historische Belange berührt sind
30 Jahre
Rechnungslegung und Prüfung der Rechnungen
Vermögensnachweise, Bilanzen
dauernd
Unterlagen über die Aufstellung,
Belege - soweit keine Dauerbelege - sonstige Bücher zur Rechnungsführung, Nachweise Verwahrgelder und Vorschüsse (nach Entlastung)
10 Jahre
Kontoauszüge (nach abschließender Entlastung)
2 Jahre
Sammlungen, Kollekten, Kirchgeld, Kollektenbücher, Kollektenpläne
dauernd
Haus- und Straßensammlungen
2 Jahre
Kollektenabkündigungen
1 Jahr
Sondervermögen, Schenkungen und Legate
dauernd
Steuern, Kirchensteuererhebungen und Kirchgeld - Grundsätzliches
dauernd
Erhebung von Kirchgeld und Kirchensteuern
30 Jahre
Kirchensteuerkappungen (nach Abschluss des Einzelfalls)
30 Jahre
Stiftungen
Errichtung und Verwaltung von Stiftungen, Stiftungsvermögen
dauernd
Versicherungen, nach Beendigung des Versicherungsverhältnisses
30 Jahre
Sachschäden, nach Abschluss der Regulierung
10 Jahre
Zuschüsse
Verwendungsnachweise für öffentliche Zuschüsse,
soweit keine anderen Fristen vorgeschrieben sind
10 Jahre
Vergabe von Darlehen, Stipendien, Beihilfen
(nach Abschluss des Einzelfalls)
20 Jahre